엑셀 셀 드롭다운 목록으로 데이터 입력 제한하는 법

안녕하세요! 당신의 프로그램 비서, 프비입니다. 😊

 

엑셀로 여러 사람이 함께 작업하거나 많은 데이터를 입력하다 보면 이런 문제가 생길 때가 있습니다. '남성'을 '남', '남자'로 입력하거나, '완료'를 '완료됨', '처리 완료' 등으로 다르게 입력하는 등 똑같은 내용을 사람마다 또는 상황마다 다르게 입력해서 나중에 데이터를 합치거나 정렬하고 분석할 때 혼란을 겪는 경우가 있죠. 데이터가 일관성이 없으면 원하는 결과를 정확히 얻기 어렵습니다.

 

하지만 걱정 마세요! 엑셀에는 이런 데이터 입력의 혼란을 막고 미리 정해둔 목록 중에서만 선택하여 입력하도록 강제하는 아주 유용한 기능이 있습니다. 바로 '데이터 유효성 검사' 기능을 활용한 드롭다운 목록 만들기입니다.

 

이번 포스팅에서는 프로그램 비서 프비가 엑셀 셀에 드롭다운 목록을 만들어서 데이터 입력을 제한하는 방법을 아주 쉽고 명확하게 알려드릴게요. 이 기능 하나만 알아두셔도 엑셀 데이터의 품질을 크게 높일 수 있습니다!

엑셀 드롭다운.png

 

3-1. 해결 방법 - 데이터 유효성 검사로 드롭다운 목록 만들기 (텍스트 설명)

자, 그럼 이제 엑셀 셀에 드롭다운 목록을 만들어서 미리 정해둔 데이터만 입력되도록 제한하는 방법을 차근차근 알아볼까요? 엑셀의 '데이터 유효성 검사' 기능을 활용하는 방법입니다. 스크린샷 없이도 따라 하실 수 있도록 자세하게 안내해 드릴게요!

  1. 드롭다운 목록에 사용할 항목 목록 준비:
    • 드롭다운 목록에 표시하고 싶은 항목들(예: 남성, 여성 / 사과, 바나나, 오렌지 / 완료, 미완료 등)을 엑셀 시트의 어떤 비어있는 셀 영역에 미리 쭉 입력해 둡니다. (예: D1 셀에 '남성', D2 셀에 '여성' 입력) 이 목록은 나중에 숨기거나 다른 시트로 옮겨도 됩니다. 항목이 많지 않다면 나중에 직접 입력하는 방법도 있습니다.
  2. 드롭다운 목록을 만들 셀 선택:
    • 드롭다운 목록을 만들고 싶은 셀(하나 또는 여러 개)을 마우스로 클릭하거나 드래그하여 선택합니다. (예: 성별을 입력할 C2 셀 선택 또는 C2부터 C10까지 드래그)
  3. '데이터' 탭으로 이동:
    • 화면 맨 위에 있는 메뉴들 중에서 '데이터' 탭을 찾아 클릭합니다.
  4. '데이터 유효성 검사' 기능 실행:
    • '데이터' 탭을 누르면 보이는 여러 아이콘들 중에서 '데이터 도구' 그룹을 찾아보세요.
    • '데이터 도구' 그룹 안에 있는 '데이터 유효성 검사'라고 쓰여 있는 아이콘을 찾아서 클릭합니다. (아이콘 모양은 체크 표시 아래에 작은 화살표가 있는 형태일 수 있습니다.) 그러면 '데이터 유효성 검사' 창이 나타납니다.
  5. '설정' 탭에서 제한 설정:
    • 나타난 '데이터 유효성 검사' 창에서 위쪽에 있는 탭들 중에서 '설정' 탭이 선택되어 있는지 확인합니다.
    • '설정' 탭 중간에 있는 '제한 대상(A):' 이라는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
    • 나타나는 목록 중에서 '목록(L)' 을 찾아 마우스로 클릭하여 선택합니다.
  6. '원본'에 사용할 항목 목록 범위 지정:
    • '제한 대상'을 '목록'으로 바꾸면 아래에 '원본(S):' 이라는 입력 칸이 나타납니다.
    • 이 '원본' 칸에 우리가 단계 1에서 미리 입력해 둔 항목 목록이 있는 셀 범위를 지정해야 합니다. '원본' 입력 칸 오른쪽 끝에 있는 작은 화살표 모양 아이콘(↑ 모양)을 클릭합니다.
    • 엑셀 시트 화면으로 돌아가면, 단계 1에서 준비해둔 항목들(예: '남성', '여성'이 입력된 D1:D2 셀)을 마우스로 드래그하여 선택합니다. 선택한 셀 범위가 '원본' 칸에 자동으로 입력될 거예요.
    • 범위를 선택했다면 다시 입력 칸 오른쪽 끝의 작은 화살표 아이콘(↓ 모양)을 클릭하여 '데이터 유효성 검사' 창으로 돌아옵니다.
    • (팁: 항목이 2~3개로 매우 적다면, '원본' 칸에 직접 '남성,여성'과 같이 쉼표로 구분해서 입력하는 방법도 있습니다. 이때는 큰따옴표 없이 입력합니다.)
  7. 드롭다운 표시 확인 및 완료:
    • '데이터 유효성 검사' 창에서 아래쪽에 '드롭다운 표시(I)' 라는 체크박스가 체크되어 있는지 확인합니다. (보통 기본으로 체크되어 있습니다.) 이 체크박스가 켜져 있어야 셀 옆에 드롭다운 화살표가 나타납니다.
    • 오류 메시지 탭 (선택 사항): '오류 메시지' 탭으로 이동하여 유효하지 않은 데이터를 입력했을 때 어떻게 처리할지 설정할 수 있습니다. (경고 메시지만 보여줄지, 아예 입력을 막을지 등) 처음에는 기본 설정(중지) 그대로 두셔도 무방합니다.
    • 모든 설정을 마쳤다면, 창 하단에 있는 '확인' 버튼을 클릭하여 설정을 완료합니다.
  8. 드롭다운 목록 사용:
    • 이제 드롭다운 목록을 만든 셀(들) 옆에 작은 드롭다운 화살표가 나타난 것을 확인할 수 있습니다. 이 화살표를 클릭하면 '원본'으로 지정한 항목 목록이 나타나고, 목록 중에서 원하는 항목을 선택하여 쉽게 입력할 수 있습니다.
    • 목록에 없는 데이터를 직접 입력하려고 하면 설정에 따라 오류 메시지가 나타나거나 입력이 제한될 것입니다.

 

3-2. 왜 이렇게 데이터 입력이 제한될까? (데이터 유효성 검사 원리)

'데이터 유효성 검사'는 엑셀의 강력한 기능 중 하나로, 사용자가 특정 셀에 어떤 종류의 데이터를 어떤 범위까지 입력할 수 있는지 규칙을 정의하는 기능입니다.

 

'제한 대상'을 '목록'으로 설정하고 '원본'에 항목 범위를 지정해주면, 엑셀은 해당 셀에 입력되는 데이터가 이 '원본' 목록에 있는 항목들 중 하나와 정확히 일치하는지 검사하게 됩니다. 그리고 사용자가 해당 셀을 선택했을 때 '원본' 목록에 있는 항목들을 편리하게 선택할 수 있도록 드롭다운 화살표를 자동으로 표시해 주는 것입니다. 목록에 없는 데이터를 입력하려고 하면 유효성 검사 규칙에 걸려 오류 메시지가 나타나거나 입력이 막히게 되는 원리입니다.

 

3-3. 이렇게 드롭다운 목록을 사용하면 좋은 점

엑셀 셀에 드롭다운 목록을 만들어 사용하면 데이터 관리 효율과 정확성을 크게 높일 수 있습니다.

  • 데이터 일관성 확보: 미리 정해둔 목록 중에서만 선택하여 입력하게 함으로써 '남성'/'남', '완료'/'완료됨'과 같은 오탈자나 입력 방식의 차이로 인한 데이터 불일치 문제를 원천적으로 방지할 수 있습니다.
  • 정확한 분석 가능: 일관성 있는 데이터 덕분에 나중에 정렬, 필터링, 피벗 테이블 등을 활용한 데이터 분석 시 오류 없이 정확한 결과를 얻을 수 있습니다.
  • 입력 속도 향상: 긴 항목 이름을 일일이 타이핑하는 대신 목록에서 선택만 하면 되므로 데이터 입력 속도가 빨라집니다.
  • 오류 감소: 잘못된 데이터를 입력할 가능성을 줄여 전체적인 데이터 품질을 향상시킵니다.
  • 사용 편의성: 어떤 데이터를 입력해야 하는지 목록을 통해 명확하게 알 수 있어 사용자에게도 편리합니다.

 

자, 이제 엑셀 셀에 드롭다운 목록을 만들어서 데이터 입력의 정확성과 일관성을 높이는 방법을 모두 마쳤습니다! '데이터 유효성 검사' 기능의 '목록' 설정을 활용하면 복잡한 데이터도 깔끔하게 관리하고 분석할 수 있게 됩니다.

 

프로그램 비서 프비가 알려드린 이 팁이 엑셀 데이터 관리 작업을 더 효율적이고 정확하게 만드는 데 도움이 되었기를 바랍니다.

 

앞으로도 '당신의 프로그램 비서' 블로그에서는 여러분의 프로그램 사용을 돕는 유용한 팁들을 꾸준히 전해드릴 예정이니, 언제든 편하게 다시 찾아와 주세요!

 

읽어주셔서 감사합니다!