안녕하세요! 당신의 프로그램 비서, 프비입니다. 😊
여러 사람과 함께 워드 문서를 만들거나 검토해야 할 때가 있죠. 각자 필요한 내용을 추가하고, 기존 내용을 수정하고, 오탈자를 고치다 보면 나중에 누가 어떤 부분을 어떻게 바꿨는지 파악하기가 어려워집니다. 최종본을 만들 때 어떤 수정 내용을 반영해야 할지 헷갈리기도 하고요. 수정 이력을 명확하게 남기면서 효율적으로 공동 작업할 방법이 없을까 고민하셨을 거예요.
하지만 걱정 마세요! 워드에는 문서의 모든 수정 내용을 눈에 띄게 표시해주고, 누가 언제 무엇을 바꿨는지 기록하며, 나중에 그 수정 내용들을 하나씩 검토해서 반영할지 말지 결정할 수 있는 아주 유용한 기능이 있답니다. 바로 '변경 내용 추적' 기능입니다.
이번 포스팅에서는 프로그램 비서 프비가 워드 문서에서 '변경 내용 추적' 기능을 사용해서 여러 사람과 공동 작업하는 방법을 아주 쉽고 명확하게 알려드릴게요. 이 기능 하나만 알아두셔도 공동 작업이 훨씬 체계적이고 효율적으로 바뀔 거예요!
3-1. 해결 방법 - 변경 내용 추적 사용하기 (텍스트 설명)
자, 그럼 이제 워드 문서에서 '변경 내용 추적' 기능을 사용해서 수정 내용을 표시하며 공동 작업하는 방법을 차근차근 알아볼까요? 스크린샷 없이도 따라 하실 수 있도록 자세하게 안내해 드릴게요! 핵심은 '변경 내용 추적'을 켜고 문서를 편집하는 것입니다.
[단계 1: 변경 내용 추적 켜기]
문서를 수정하기 전에 먼저 '변경 내용 추적' 기능을 활성화해야 합니다.
- '검토' 탭으로 이동:
- 워드 프로그램을 실행하고 공동 작업할 문서를 엽니다.
- 화면 맨 위에 있는 메뉴들 중에서 '검토' 탭을 찾아 클릭합니다.
- '변경 내용 추적' 기능 켜기:
- '검토' 탭을 누르면 보이는 여러 아이콘들 중에서 '추적' 그룹을 찾아보세요.
- '추적' 그룹 안에 있는 '변경 내용 추적'이라고 쓰여 있는 아이콘을 찾아서 클릭합니다. (아이콘 모양은 연필과 종이 형태일 수 있습니다.)
- '변경 내용 추적' 아이콘이 회색에서 색깔이 있는 상태(보통 주황색이나 파란색)로 바뀌면서 기능이 활성화됩니다. 이제부터 이 문서에서 이루어지는 모든 수정(텍스트 추가/삭제, 서식 변경 등)이 기록되고 표시됩니다.
- '검토' 탭을 누르면 보이는 여러 아이콘들 중에서 '추적' 그룹을 찾아보세요.
[단계 2: 문서 편집하기 (수정 내용 표시 확인)]
'변경 내용 추적'이 켜진 상태에서 평소처럼 문서를 편집합니다.
- 텍스트 추가/삭제:
- 새로운 텍스트를 입력하면 보통 밑줄이 그어지고 다른 색깔로 표시됩니다.
- 기존 텍스트를 지우면 취소선이 그어지고 다른 색깔로 표시됩니다. (삭제된 내용은 완전히 사라지지 않고 표시만 됩니다.)
- 누가 수정했는지, 언제 수정했는지 등의 정보는 보통 문서 오른쪽 여백에 '풍선 도움말' 형태로 나타납니다.
- 서식 변경:
- 글꼴 크기, 색깔, 굵게, 기울임꼴 등의 서식을 변경하면 이 역시 오른쪽 여백의 풍선 도움말 형태로 표시됩니다.
- 메모 삽입 (의견 남기기):
- 특정 내용에 대해 질문하거나 의견을 남기고 싶다면, 해당 텍스트를 마우스로 드래그하여 선택한 후 '검토' 탭의 '메모' 그룹에 있는 '새 메모' 버튼을 클릭합니다.
- 오른쪽 여백에 메모 풍선이 나타나고 여기에 의견을 입력할 수 있습니다. 이 메모는 수정 내용과는 별개로 관리됩니다.
- 특정 내용에 대해 질문하거나 의견을 남기고 싶다면, 해당 텍스트를 마우스로 드래그하여 선택한 후 '검토' 탭의 '메모' 그룹에 있는 '새 메모' 버튼을 클릭합니다.
[단계 3: 수정 내용 검토 및 반영 (수락/거부)]
문서 편집이 끝난 후, 또는 공동 작업자가 문서를 보내왔을 때 수정 내용을 하나씩 검토하고 최종 문서에 반영할지 결정합니다.
- '검토' 탭으로 이동:
- 수정 내용이 표시된 문서를 엽니다.
- 화면 맨 위에 있는 메뉴들 중에서 '검토' 탭을 찾아 클릭합니다.
- 수정 내용 탐색:
- '검토' 탭의 '변경 내용' 그룹을 보세요. 여기에 '이전', '다음' 버튼이 있습니다.
- '다음' 버튼을 클릭하면 문서에 표시된 다음 수정 내용으로 커서가 이동합니다. '이전' 버튼은 이전 수정 내용으로 이동합니다. 이 버튼들을 사용해서 수정 내용을 순서대로 검토합니다.
- '검토' 탭의 '변경 내용' 그룹을 보세요. 여기에 '이전', '다음' 버튼이 있습니다.
- 수정 내용 수락 또는 거부:
- 검토 중인 수정 내용(밑줄, 취소선 등으로 표시된 부분)을 마우스로 클릭하거나 '다음' 버튼으로 이동한 후, '검토' 탭의 '변경 내용' 그룹에 있는 '수락' 또는 '거부' 버튼을 클릭합니다.
- '수락': 해당 수정 내용을 최종 문서에 반영하고 표시를 제거합니다. (추가된 내용은 그대로 남고, 삭제된 내용은 완전히 사라집니다.)
- '거부': 해당 수정 내용을 최종 문서에 반영하지 않고 원래 상태로 되돌립니다. (추가된 내용은 사라지고, 삭제되었던 내용은 다시 나타납니다.)
- '수락': 해당 수정 내용을 최종 문서에 반영하고 표시를 제거합니다. (추가된 내용은 그대로 남고, 삭제된 내용은 완전히 사라집니다.)
- '수락' 또는 '거부' 버튼 아래의 작은 화살표를 클릭하면 '모든 변경 내용 수락/거부'와 같은 추가 옵션도 있습니다.
- 검토 중인 수정 내용(밑줄, 취소선 등으로 표시된 부분)을 마우스로 클릭하거나 '다음' 버튼으로 이동한 후, '검토' 탭의 '변경 내용' 그룹에 있는 '수락' 또는 '거부' 버튼을 클릭합니다.
- 메모 확인 및 삭제:
- 오른쪽 여백에 표시된 메모는 마우스로 클릭하여 내용을 확인하거나 답변을 달 수 있습니다.
- 메모를 삭제하고 싶다면 해당 메모 풍선 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 '메모 삭제'를 선택하거나, '검토' 탭의 '메모' 그룹에 있는 '삭제' 버튼을 클릭합니다.
- 오른쪽 여백에 표시된 메모는 마우스로 클릭하여 내용을 확인하거나 답변을 달 수 있습니다.
[단계 4: 변경 내용 추적 끄기 (최종본 확정 후)]
모든 수정 내용을 검토하고 수락/거부를 마친 후에는 '변경 내용 추적' 기능을 꺼서 더 이상 수정 내용이 기록되지 않도록 합니다.
- '검토' 탭으로 이동:
- 화면 맨 위에 있는 메뉴들 중에서 '검토' 탭을 찾아 클릭합니다.
- '변경 내용 추적' 기능 끄기:
- '검토' 탭의 '추적' 그룹에 있는 '변경 내용 추적' 아이콘을 다시 클릭합니다.
- 아이콘 색깔이 처음 상태로 돌아오면서 기능이 비활성화됩니다.
3-2. 왜 이렇게 수정 내용이 표시되고 관리될까? (변경 내용 추적 원리)
워드의 '변경 내용 추적' 기능은 문서 편집 시 이루어지는 모든 변경 사항(삽입, 삭제, 서식 변경 등)을 원본 문서에 직접 적용하는 대신, 별도의 데이터로 기록하고 원본 위에 '표시' 형태로 덧씌워 보여주는 방식으로 작동합니다.
이 기능이 켜진 상태에서 사용자가 텍스트를 지우면 실제로는 지워지는 것이 아니라 '삭제됨'이라는 상태와 함께 기록되고 취소선으로 표시되며, 새로운 텍스트를 입력하면 '삽입됨'으로 기록되고 밑줄로 표시됩니다. 누가(사용자 이름), 언제(수정 시점) 수정했는지 정보도 함께 저장됩니다.
이렇게 기록된 수정 내용들은 사용자가 '수락'하거나 '거부'하기 전까지는 문서에 최종적으로 반영되지 않고 '제안' 상태로 남아있게 됩니다. '수락'은 기록된 내용을 실제 문서에 적용하여 원래의 표시를 없애는 것이고, '거부'는 기록된 내용을 무시하고 원래 상태로 되돌리는 것입니다. 이 과정을 통해 여러 사용자의 수정 제안을 체계적으로 검토하고 최종 버전을 확정할 수 있게 됩니다.
3-3. 이렇게 변경 내용 추적을 사용하면 좋은 점
워드 '변경 내용 추적' 기능은 공동 작업의 효율성과 투명성을 혁신적으로 높여줍니다.
- 명확한 수정 이력: 누가, 언제, 어떤 내용을 수정했는지 한눈에 파악할 수 있어 혼란을 방지하고 책임 소재를 명확히 할 수 있습니다.
- 체계적인 검토: 모든 수정 내용을 하나씩 순서대로 검토하며 반영 여부를 결정할 수 있어 중요한 변경 사항을 놓치지 않습니다.
- 원활한 소통: 메모 기능을 활용하여 특정 수정 내용에 대한 질문이나 의견을 직접 남기고 소통할 수 있습니다.
- 원본 보존: 수정 내용이 원본 문서에 바로 적용되지 않고 표시만 되므로, 언제든 원래 상태로 되돌릴 수 있어 안전하게 공동 작업을 진행할 수 있습니다.
- 최종본 확정 용이: 여러 사람의 수정 제안을 검토하고 취사선택하여 최종 문서를 깔끔하게 확정하는 과정이 매우 편리해집니다.
자, 이제 워드 문서에서 '변경 내용 추적' 기능을 사용해서 수정 내용을 명확하게 표시하고 체계적으로 공동 작업하는 방법을 모두 마쳤습니다! '검토' 탭에서 기능 활성화, 편집, 그리고 수락/거부 과정을 거치면 여러 사람과 함께 작업하는 문서도 문제없이 관리할 수 있습니다.
프로그램 비서 프비가 알려드린 이 팁이 워드 공동 작업을 더 효율적이고 투명하게 만드는 데 도움이 되었기를 바랍니다.
앞으로도 '당신의 프로그램 비서' 블로그에서는 여러분의 프로그램 사용을 돕는 유용한 팁들을 꾸준히 전해드릴 예정이니, 언제든 편하게 다시 찾아와 주세요!
읽어주셔서 감사합니다!